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    1. 齐心协力
      2020-07-20 21:59:00 | 科与赫

      关键要点

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      • 现在,许多工作场所都与员工以及他们的工作无法协调一致,因此,人们都纷纷趋避。这意味着,公司对工作场所的投资并没有收到应有的成效。

      • 最高效的工作场所可提供一系列与员工活动和需求一致的设置。

      • 全面的工作场所设计方法可提升员工的工作体验,并且帮助组织实现他们的目标。

      现在,成功的企业往往是那些能够以最快速度生成最佳创意的企业,并且,他们依靠员工来实现这一点,而非流程。并且,即使我们经常能够想出一些非常不错的创意,我们需要其他人帮助我们阐述概念,探索其可能性,并且将其变为现实。

      我们也越来越依靠技术来为创新流程提供保障。我们在显示器上分享信息,使用视频会议设备与位于其他大陆的同事联系,并且使用触摸屏幕开发内容。但是,如果我们每天使用的系统和设备与它们所处的空间不一致,很快就会出现各种问题。

      无论我们是否意识到,我们都曾在一个不协调的空间中煎熬过,在这个空间里面,其周围环境(包括实体空间本身)、家具和工具以及我们自身,都完全无法协调一致。设备需要充电,但是,插座却在很远的地方。有种沮丧的感觉是,你去参加演示会议迟到了,但是,你发现,唯一的空位就在第一排,紧靠着发言人。由于技术问题,有个会议延迟了10分钟才开始,让大家当天随后的计划都乱了。

      不协调的代价

      虽然这些问题看起来都是当今工作场所不可避免的琐事,但是,积少成多,就会带来巨大影响。就拿因为技术问题而推迟开始的会议来说,根据Microsoft的调查,这是所有会议中常见的问题,考虑到每周40个工作小时,每年等同于2000个小时。今天,知识型员工平均每个工作日花费17%的时间开会。如果绝大多数会议持续一个小时,那就是每年340个会议。会议如此多,如果每个会议平均延迟10分钟,则意味着每个员工每年都会损失1.5周——所有这些都因为整合不佳的技术问题。我们不仅没能够按照原本预期的合作方式进行工作,还因为各种障碍而导致生产效率降低了。 

      各大企业都面临着协调不一致、不相容的工作场所等相似问题。调查表明,80%的办公室职员在他们职业生涯中都曾经历背痛的问题。在每100名员工中,每年生产力丧失和由于背痛而支出的医疗费用而损失的成本达到51400美元。对于拥有数百名或甚至数千名员工的公司而言,这个金额会快速上升。

      员工不愿意在让他们感到不舒适、得不到支持、以及没有创新的空间中工作,所以,他们会避而远之。并且,随着房地产成本持续上升,公司在其工作场所中所投资的成千上万美元中很大一部分就这样浪费掉了。

      分解已细分的流程

      许多空间现在依然采用线性流程进行设计,在其中,结构已建筑好,家具和装饰已指定,并且技术也分层次进行装备。我们都知道,这个流程行不通。建筑师和室内设计师每天都在为此而争辩。但是,在现实生活中,各种因素频繁导致这种情况出现,例如,时间限制、过时的管理机制以及采购方法等。

      各大组织也在与标准化工作场所的残余作斗争;这些工作场所仅能容纳两大类工作——个人和团体,并且仅提供两种通用的空间类型——工作站和会议室。这种平面布局已经无法支持员工每天所进行的各种多样化活动了。

      很明显,我们需要更加以人为本、更加多样化的工作场所模型。并且,为了实施这个模型,我们需要更加协调一致的流程,来设计和交付该工作场所——一个可确保每个相关方都相互关联并且协调一致的流程,包括设施、HR和IT等各方面。

      多年以来,设计行业一直都在努力解决这些问题。Herman Miller通过调研得到的各种深刻见解来获得资讯,并且深化各方面工作,以打造具有多样化且针对性设置的工作场所。

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      更高层次的工作体验

      我们通过调研得到的各种深刻见解汇聚结晶为Living Office,该产品系列核心理念是:最高效的工作场所应该围绕员工和适当的复杂工作途径进行设计,以确保我们可以高效合作和独立工作。Living Office可提供一个高效的框架,专门针对10种常见工作活动和10种极具支持性的设置,可帮助各种组织和他们的设计合作伙伴更好地应对这个复杂的需求。

      各种组织的目标始终都会考虑各种活动和设置(例如,提高吸引力和人才保留,或者提高效率),以及它们的目的和特性(这些属性让公司及其员工独一无二)。利用这些深刻见解,设计团队可以创建一系列多样化混合设置,以反映一个组织独特的文化。

      如果能够确定可以通过最佳方式支持员工和他们需求的各种设置,各组织和他们的设计合作伙伴就可以将其与周围环境、家具和工具进行适配。这样可以确保空间中每个元素都协调一致,提高员工的身体、认知和社交体验,并且满足他们的基础需求(例如,安全性、目标和归属感的需求)。我们将其称为一种高层次的工作体验。

      更高层次的反面

      任何人都不会刻意建造无法提升员工体验或满足其需求的空间。但是,这种情况依然会发生,尤其是在其环境、家具和工具都独立设计的情况下,并且如果它们与周围的活动、体验和人员需求无法协调一致的话。

      “我们可以给团队提供最佳的环境、最好的家具和最好的办公工具,但是,这个环境依然可能会成为失败之作,”Herman Miller人类动力学与工作高级经理Holly Honig说道,“我们见到过这样情况。但是,为什么?为什么设计精美并且完美打造的空间依然无法发挥其作用?”

      Honig继续解释道,“其实,通常并不是该人工建造环境中的家具或其他有形部分无法发挥作用。实际上,根据我们与数百名客户的经验,根本原因是:不了解工作场所的变革需要反映人文和组织层面的文化。如果我们忘记人类是最根本出发点,那么,就会出现缺陷。”

      现实中正好有这么一个例子,一个大型金融服务公司最近花费2.4亿美元建造了一个新的设施,包括数十个会议室,配备一流品质的方形会议桌、舒适的椅子以及最新的数字和模拟会议工具——两台60英寸触摸显示屏、高端电话会议系统、巨大的白板以及各种工具。想象一下,在员工们搬进去之后几个月,设施部门所进行的一次空间利用调查发现,在80%的时间里,只有3个人用过这些会议室,那些6人会议室从未使用过。显然,这个结果令人颇感意外。

      从根本上来说,这些空间没有能够很好满足建造者员工的需求,因为,在规划和装备这些空间的过程中,并没有以他们的需求为中心。在这种情况下,环境设计先行——150个专为6人打造的标准会议室。然后是高端家具,最后是工具,包括带有摄像头的互动显示屏。

      在所有这三个阶段,参与其中的团队都独自完成了一流的工作。然而,没有任何一个团队对这个空间进行全盘考虑。他们没有共同的工作场所设计方法,没有统一的视角,也没有共同的语言。“这些可能是用于Show & Tell(演示与汇报)活动(Herman Miller的Living Office调查中确定的7种协作工作活动之一)的最佳空间,但是,因为没有流动空间,在员工们尝试使用这些房间进行联合创作(其他活动,例如头脑风暴)时,这些房间就无法有效发挥作用,只有在参与者可在房间内使用各种模拟和数字工具自由互动时,才可有效发挥其作用。”Herman Miller高级副总裁兼工作创意总监说道。

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      使用前

      • 在每个房间,一把椅子挡住了摄像头的视角,让椅子或摄像头成为了无用的摆设。

      • 桌子的方正形状让其很难确保所有参与者都清楚看到主显示屏。

      • 流通空间不足,没有能够很好鼓励员工到处走动去使用这些工具。

      使用后

      • 椅子的数量从6把椅子减少到4把,可以更好地容纳小团队使用该空间。

      • 弧线桌子外形可改善所有参与者的视线,并且让员工有更多时间在空间内走动。

      • 室外的坐席构成了一个Landing,可供员工在会前和会后分享各种想法。



      会议室重启

      为了帮助该金融服务公司确定他们新的会议室为什么效率低下,Herman Miller从审查他们的设计流程入手。调查人员很快就发现,设施建造之初所使用的线性方法存在缺陷,导致室内设计和IT团队在工作中各自为政,并且对于这些空间需要服务的员工对象没有很好的共同认识。例如,在每个房间,一把椅子挡住了摄像头的视角,让椅子或摄像头成为了无用的摆设。实际上,他们根本就没有考虑到远程参与者的视线;白板挂在了摄像头范围之外。最后,流通空间不足,没有能够很好鼓励员工到处走动去使用这些工具。

      在运用了更加综合的工作场所设计原则之后,这些房间很快就转变成为本地和远程参与者频繁进行交流的中心。空间利用调查表明,我们可以减少房间中的椅子数量。这样的话,加上设计用于改善所有参与者视线的全新弧形桌子,可打造更具流动性的空间,从而鼓励本地参与者在空间内走动,并且使用各种数字和模拟工具。房间外的额外坐席可用于创建一个Landing(过渡平台)——Living Office的另一种设置,可在会前和会后提供一个分享想法创意的空间(我们将这种活动成为Warm Up, Cool Down“热身与冷静”)。

      “我们意识不到这些东西,直到有人拿一个镜子对着我们,并且给我们解释,”Herman Miller公司生物工程学专家Scott Openshaw说道,“我们基本上是让人们了解到这些问题,让他们能够审视他们自己的空间,并且确定他们需要什么,以满足特定需求,并且改善人本体验。”

      这种改善的体验是一种什么感觉呢?这是一种全新体验:能够清楚看到并听到发言人,即使你坐在房间的后排。如果你拥有可确保与同一个项目上的同事进行合作所需的所有工具,并且拥有足够的空间方便使用这些工具,那么,你会觉得才思如泉涌。当技术设备可高效运行、帮助你和远程会议的同事有效对话的时候,就可以确保明确且有效的沟通。

      如果员工满意他们的工作体验,他们就不会那么关注哪些东西出现差错,并且可能更具创意,并以更有意义的方式进行沟通。这也意味着,该工作场所实现了其预期的目的,帮助员工、组织茁壮成长。


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